Jak prověřit firmu, než jí pošlete peníze

Odpovídá firma na nabídce té, které budete platit?

Začněte IČO z dokumentu, na jehož základě máte obchod uzavřít. Zadejte ho do Kontroly firmy a porovnejte název, sídlo a právní formu. Jestli máte jen značku, vyžádejte si úplné fakturační údaje. Pod jedním obchodním názvem může vystupovat více společností a podobná jména sama o sobě totožnost nepotvrzují.

Uložte si nabídku a srovnejte ji se smlouvou i platebními pokyny. Když vám například rekonstrukci nacení jedna s. r. o., ale smlouvu dostanete od jiné, zjistěte důvod ještě před podpisem. Může jít o běžné rozdělení činností ve skupině. Pro vás je podstatné, která společnost má dodat práci a odpovídat za vady.

Existující IČO bohužel může na web zkopírovat i někdo cizí. Při pochybnostech ověřte nabídku přes kontakt získaný nezávisle na podezřelém e-mailu. Samotná shoda s registrem nepotvrzuje, že s vámi skutečně komunikuje uvedený podnikatel.

Má člověk, se kterým jednáte, potřebné oprávnění?

U společnosti otevřete podle IČO veřejný rejstřík. Vedle jmen jednatelů si přečtěte také způsob jednání. Zápis může například vyžadovat společné jednání dvou jednatelů. Samotný seznam osob vám proto neřekne, zda podpis jedné z nich odpovídá zapsanému pravidlu.

Obchodník nebo projektový manažer nemusí být jednatelem. U významné smlouvy si vyjasněte, z čeho jeho oprávnění vyplývá, například z plné moci. Nepředpokládejte automaticky, že každý zaměstnanec smí za společnost uzavřít jakoukoli smlouvu.

Ve výpisu věnujte pozornost také případné likvidaci. Ta není totéž co insolvence, ale u nové dlouhodobé zakázky je důvodem ověřit, jak má společnost svůj závazek splnit. U řemeslné nebo jiné regulované činnosti zkontrolujte i odpovídající oprávnění; obecný zápis podnikatele nepotvrzuje způsobilost ke každé práci.

Sedí DPH a bankovní účet?

Pokud vám dodavatel účtuje DPH, ověřte jeho registrační stav. Registr DPH Finanční správy obsahuje údaje o plátcích, identifikovaných osobách i nespolehlivosti a umožňuje kontrolu zveřejněných účtů. Identifikovaná osoba není totéž co běžný plátce DPH.

U plátce porovnejte zveřejněné bankovní účty s účtem na faktuře. Rozpor nejprve vysvětlete s dodavatelem a u firemní platby proberte případné daňové dopady s účetní. Neplátce není jen kvůli chybějícímu záznamu v registru nedůvěryhodný. Podrobný postup a rozdíly registračních stavů najdete v ověření plátce DPH.

Zvláštní pozornost si zaslouží změna účtu těsně před platbou. Pokud přijde e-mailem, zavolejte na dříve ověřené číslo dodavatele. Potvrzení požadujte po známé kontaktní osobě; odpověď ve stejném napadeném e-mailovém vlákně by problém nevyřešila.

Neprobíhá u firmy insolvenční řízení?

Firmu vyhledejte podle IČO také v insolvenčním rejstříku. Když najdete řízení, otevřete jeho detail a aktuální rozhodnutí. Samotné zahájení řízení ještě neznamená, že soud zjistil úpadek. Starší ukončený spis zase nemusí popisovat současný stav společnosti.

Pro rozhodnutí o záloze potřebujete vědět, co se právě děje a zda to ovlivňuje schopnost dodavatele plnit. Rozdíly mezi návrhem, rozhodnutím o úpadku a jednotlivými způsoby jeho řešení vysvětluje návod ke kontrole insolvence firmy.

Nulový výsledek není potvrzení bezdlužnosti. Firma může mít nezaplacené faktury nebo jiné finanční potíže, aniž se objeví v insolvenčním řízení. Kontrolu opakujte před významnou platbou, pokud od původního hledání uplynula delší doba.

Co o firmě napoví její výsledky?

U větší zakázky má smysl otevřít dostupné účetní závěrky ve sbírce listin veřejného rejstříku. Dívejte se na období, kterého se týkají, a pokud je to možné, porovnejte několik let. Tržby popisují objem podnikání, zisk jeho účetní výsledek. Ani jedno samo neříká, kolik má firma právě na účtu.

Modelově: dodavatel vykázal zisk za minulý rok, ale zákazníci mu nyní platí pozdě a on potřebuje vaši vysokou zálohu na nákup materiálu. Loňský zisk tento dnešní problém nevylučuje. Pro větší obchod si proto můžete vyžádat aktuálnější podklady přímo od protistrany a nechat je posoudit účetním.

Nástroj pro vyhledávání firmy účetní výsledky nezobrazuje. K nalezení správného dokumentu a jeho řádků slouží postup pro zjištění obratu a zisku. Pokud závěrku nenajdete, neodhadujte z toho výši tržeb ani automaticky podvod. Zjistěte, co má konkrétní subjekt zveřejňovat, a chybějící podklady si vyžádejte.

Jak proměnit kontrolu v bezpečnější podmínky obchodu?

Výsledkem prověření by mělo být rozhodnutí, kolik peněz a práce svěříte protistraně před splněním její části dohody. Registry k tomu dodávají podklady, platební podmínky si ale musíte dohodnout sami.

• U nové zakázky začněte menším rozsahem. První dodávka ukáže komunikaci a dodržování termínů lépe než obecná reference.
• Větší platbu rozdělte podle skutečně převzatého plnění. U webu to může být schválený návrh, funkční aplikace a závěrečné předání; každý krok musí mít jasná kritéria.
• Reference ověřte u srovnatelné zakázky. Ptejte se na termín, řešení vad a dodržení ceny, nikoli jen na celkovou spokojenost.
• Rozpory vyřešte před zálohou. Jiná firma na smlouvě, nevysvětlená změna účtu nebo odmítání identifikace jsou důvody platbu odložit.

Pokud jste dodavatelem vy, platí stejná logika opačně: délka splatnosti a objem rozpracované práce určují, kolik prostředků máte u odběratele ohrožených. Uložte si smlouvu, schválené změny, předávací doklady a podklady z kontroly. Při sporu potřebujete doložit konkrétní dohodu a její plnění.

Často kladené otázky