Co se stane s elektronickým podpisem při sloučení PDF

Proč může podpis na stránce zůstat, ale přestat fungovat?

Digitální podpis založený na certifikátu umožňuje ověřit konkrétní podepsaný obsah. Není to jen jméno, datum nebo kresba v rohu stránky. Při běžném sloučení se stránky přeskládají do jiného souboru a původní podpis se tím nestane podpisem nové sestavy. Slučovač může podepsaný vstup odmítnout, podpis vynechat nebo vytvořit dokument, v němž podpis neprojde ověřením.

Představte si podepsanou smlouvu, ke které chcete připojit technickou přílohu. Oba soubory spojíte a na poslední stránce smlouvy stále vidíte podpis. Z této kresby ale nelze dovodit, že podepisující schválil také přidanou přílohu, ani že se původní digitální podpis zachoval.

Naopak naskenovaný vlastnoruční podpis může být od začátku pouhou součástí obrázku stránky. V takovém případě se při sloučení neztrácí digitální podpis založený na certifikátu, protože v souboru vůbec nemusel být. Samotný vzhled PDF tyto dvě situace nerozliší.

Jak zjistit, zda PDF obsahuje ověřitelný podpis?

Otevřete původní soubor v aplikaci, která umí digitální podpisy ověřovat. V Adobe Acrobatu použijte následující postup; v anglickém rozhraní odpovídají názvy položkám uvedeným v závorkách.

1. Otevřete panel Podpisy (Signatures). Hledejte záznam podpisu, ne pouze jeho viditelnou podobu na stránce.
2. Spusťte ověření podpisů. V nabídce panelu zvolte ověření podpisů (Validate Signatures).
3. Přečtěte podrobnosti výsledku. Rozlišujte změnu podepsaného obsahu a problém s ověřením důvěryhodnosti certifikátu. Hláška o neznámém podepisujícím sama nedokazuje, že někdo přepsal dokument.
4. Otevřete vlastnosti konkrétního podpisu. Přes Signature Properties a Show Signer's certificate zobrazíte podrobnosti certifikátu. Má-li soubor více podpisů, zkontrolujte každý.

Pokud už máte sloučenou kopii, otevřete stejný panel i u ní. Porovnejte záznamy a jejich stav s originály. Prázdný panel při zachované kresbě znamená, že v této podobě dokumentu nemáte původní podpis k ověření. Samotná kontrola, že jsou všechny stránky čitelné, nestačí.

Jak předat více podepsaných PDF společně?

Potřebuje-li příjemce ověřovat původní podpisy, předejte mu nezměněné podepsané soubory. Podobu doručení přizpůsobte tomu, co jeho systém přijímá.

PDF portfolio je obal pro samostatné soubory. Není to běžné PDF, ve kterém za sebou plynou všechny stránky. Formulář vyžadující „jedno PDF“ proto nemusí portfolio přijmout. Stejně tak ZIP neřeší požadavek na jediný průběžný dokument.

Pracovní sestavu můžete odlišit názvem, například smlouva-a-priloha-pracovni-kopie.pdf. K jejímu vytvoření poslouží sloučení PDF, ale nenahrazuje tím původní podepsané soubory.

Zneplatní podpis každá pozdější změna?

Ne. PDF může umožňovat určité úpravy po podpisu, například doplnění dalšího podpisu nebo vyplnění povolených polí formuláře. Záleží na typu podpisu, nastavených omezeních a způsobu uložení změny.

Zvláštním případem je certifikační podpis, kterým autor zároveň stanoví povolené následné úpravy. Může například dovolit vyplňování formuláře a další podpisy, případně i anotace. To neznamená, že každý podpis používající certifikát dokument současně certifikuje.

PDF navíc umí připojit změny za původní data a uchovat podepsanou verzi. Program pak může posoudit, co přibylo a zda to bylo povolené. Zkopírování stránek do nového PDF je jiná operace. Možnost doplnit podpis do připraveného políčka proto není příslibem, že lze stejně zachovat podpis při libovolném sloučení.

Jak připravit jeden dokument k podpisu?

Pokud můžete řídit celý postup, dokončete obsah před podepsáním:

1. Sestavte nepodepsané podklady. Přidejte všechny přílohy a srovnejte pořadí stran. Pro místní zpracování použijte sloučení PDF ve Windows nebo na Macu.
2. Zkontrolujte výsledný soubor. Projděte návaznost textu, čísla příloh, úplnost a čitelnost.
3. Předejte k podpisu právě tuto konečnou verzi. Pokud má podepisovat více lidí, použijte postup určený pro více podpisů v témže dokumentu.
4. Uložte podepsaný výsledek. Další sestavování, kompresi nebo export už nepovažujte za běžnou úpravu kopie bez dopadu na podpis.

Pokud se obsah po podpisu změnil, nový podpis je samostatný úkon podepisujícího. Nelze ho nahradit přenesením obrázku ze staré verze.

Časté otázky

Zachová podpis tisk do PDF?

Digitální podpis původního souboru tím nezachováte. Tisk může převést viditelný obsah včetně kresby podpisu do nové kopie, ale nepřenese původní ověřitelný podpis. Pokud nástroj soubor odmítá, nejdřív rozlište příčinu chyby při sloučení a účel výsledku.

Změní platnost podpisu přejmenování souboru?

Samotná změna názvu při zachování všech dat uvnitř PDF nemění podepsaný obsah. Rozlišujte přejmenování souboru v úložišti a export z editoru: export může zapsat nový obsah, i když dokument na obrazovce vypadá stejně.