Jak zmenšit PDF, aby se vešlo do limitu přílohy

Co si zjistit před kompresí?

Nejdřív se podívejte na limit konkrétního formuláře nebo příjemce. Může platit pro jeden soubor, součet všech příloh nebo celou zprávu. Soubor těsně pod limitem jedné přílohy tak nemusí vyřešit překročenou velikost celé zásilky.

Ve Windows zjistíte velikost přes pravé tlačítko na souboru a Vlastnosti, na Macu výběrem souboru a zkratkou Command-I. Původní PDF si nechte stranou. Zvlášť u podepsaného souboru nejprve zvažte dopad nového zpracování na digitální podpis.

Pro volbu dalšího kroku pomůže, odkud dokument pochází:

Možnost označit slova kurzorem není spolehlivým důkazem, že stránka neobsahuje velký obrázek. Sken může mít rozpoznaný text přidaný jako další vrstvu a přitom zůstávat objemný.

Jak zmenšit PDF ve Windows pomocí PDF24 Creatoru?

Použijte nainstalovaný PDF24 Creator. Je zdarma a jeho místní nástroj pro kompresi zpracovává dokument v počítači. Webová komprese na stránkách PDF24 je jiná služba: soubory posílá na server.

1. Otevřete PDF24 Toolbox. V nabídce nástrojů vyberte funkci pro komprimaci PDF, v anglickém rozhraní Compress PDF.
2. Přidejte původní PDF. Přetáhněte ho do okna nástroje nebo ho zvolte přes výběr souborů.
3. Pro první pokus ponechte nabídnuté nastavení. Spusťte kompresi a porovnejte velikost výsledku s limitem příjemce.
4. Pokud výsledek nestačí, upravte nastavení obrázků. Snižujte buď DPI, nebo kvalitu obrázků a znovu spusťte kompresi. Měňte jednu hodnotu po druhé, abyste poznali její účinek.
5. Uložte výsledek jako nový soubor. Například priloha-zmensena.pdf. Otevřete ho a proveďte kontrolu popsanou níže.

DPI ovlivňuje rozlišení obrázků. U skenu jsou obrázkem i drobná písmena, takže příliš nízká hodnota může odstranit detaily jejich tahů. Kvalita obrázků určuje míru ztrátové komprese: při jejím snižování mohou kolem textu a hran vznikat skvrny nebo rozmazání. Pro každý další pokus použijte původní soubor, ne už zhoršenou kopii.

Univerzální správná hodnota neexistuje. Jednostránkový leták s velkým písmem snese jiné nastavení než sken tabulky s drobnými částkami. Cílem je první čitelný výsledek pod limitem, nikoli co nejmenší soubor za každou cenu.

Jak zmenšit PDF na Macu v Náhledu?

Náhled umí PDF zmenšit při exportu. Jeho filtr je rychlá první možnost, ale nedává stejnou kontrolu nad jednotlivými parametry jako samostatný kompresor.

1. Otevřete PDF v Náhledu. Pokud se běžně otevírá jinde, použijte ve Finderu pravé tlačítko a nabídku Otevřít v aplikaci.
2. Zvolte Soubor > Exportovat. Potřebujete exportní dialog, ve kterém je nabídka Quartz filtr.
3. Vyberte filtr Zmenšit velikost souboru. V anglickém systému se jmenuje Reduce File Size.
4. Zadejte nový název a soubor uložte. Původní PDF nepřepisujte.
5. Porovnejte velikost a zobrazení obou souborů. Pokud se zhorší čitelnost, vraťte se k originálu a zvolte jiný postup nebo nový export ze zdrojové aplikace.

Filtr nezaručuje konkrétní velikost výsledku. Když z dokumentu udělá nečitelnou kopii, opakovaným použitím stejného filtru už chybějící detaily nevrátíte.

Co zkontrolovat, než soubor odešlete?

Otevřete uložený zmenšený soubor, ne stále otevřený originál. Nestačí, že se náhled první stránky vykreslí správně.

• Počet a pořadí stran: nechybí konec dokumentu, příloha nebo zadní strana listu?
• Nejmenší text: přečtete bez hádání částky, data, čísla účtů a poznámky pod čarou?
• Grafické údaje: zůstaly rozpoznatelné tenké čáry tabulky, razítka a potřebné detaily fotografií?
• Potřebné funkce: funguje hledání textu, odkazy nebo formulářová pole, pokud je má příjemce použít?

Například formulář dovoluje jednu přílohu do 5 MB a vy přikládáte několikastránkový sken. Po kompresi porovnejte skutečnou velikost s tímto limitem a zvětšete stránku s nejdrobnějším textem. Jestli už nejde rozlišit dvě podobné číslice, použité nastavení je příliš silné, i kdyby formulář soubor přijal. Jde o příklad limitu, nikoli o obecné pravidlo pro přílohy.

Co dělat, když je PDF pořád příliš velké?

Máte-li původní Word, prezentaci nebo jiný zdroj, vraťte se k němu. V nastavení exportu hledejte menší velikost PDF nebo optimalizaci obrázků. Převádět už hotové textové PDF na snímky stránek zpravidla není dobrý první krok: můžete přijít o výběr textu a získat další velké obrázky.

Pokud příjemce potřebuje jen část dokumentu, vyberte z PDF potřebné stránky. Nevynechávejte ale přílohu jen proto, abyste splnili limit, když je součástí požadovaných podkladů.

U nekvalitního skenu může pomoci nové naskenování mobilem: rovný papír, dobré světlo a správný ořez. Silnější komprese nevyřeší rozmazání, které vzniklo už při fotografování.

Když celý čitelný dokument pod limit nedostanete, zbývá domluvit jiný způsob předání. Odkaz ke stažení nebo více souborů mají smysl jen tehdy, když je příjemce přijímá. Rozdělení PDF nepomůže formuláři, který dovoluje právě jednu přílohu.

Časté otázky

Pomůže PDF zabalit do ZIPu?

Úspora může být malá, protože obrázky i další data uvnitř PDF už bývají komprimované. ZIP navíc není PDF: formulář omezený na tento formát ho nepřijme. Výsledek porovnejte, ale nepočítejte se ZIPem jako s náhradou úpravy velkých obrázků.

Lze zmenšit PDF úplně bez ztráty kvality?

Někdy ano, například účinnějším uložením dat nebo odstraněním jejich duplicit. Taková optimalizace však nemusí dosáhnout potřebné úspory. Snižování rozlišení a kvality obrázků už část obrazových informací odstraňuje; přijatelnost výsledku závisí na tom, co potřebujete přečíst nebo vytisknout.